So kann man sein Büro mit Ordnern organisieren

Die Büroarbeit hat sich in den letzten Jahrzehnten geändert, denn das Zeitalter vom papierlosen Chefbüro ist angebrochen. Doch auch wenn heute vieles direkt online oder auf anderen Medien gespeichert wird, fallen trotzdem noch viele Bürovorgänge in Papierform an. Diese Bürovorgänge muss man natürlich ordnen. Je nachdem wie viel Papier anfällt, stellt sich die Frage nach einer effizienten Ablage.

Ordnung im Büro

Grundsätzlich muss man wissen, dass es nicht nur eine Form der Ordnung in einem Büro gibt. Vielmehr gibt es hier je nach Unternehmen verschiedene Anforderungen, aber auch Abläufe. Diese muss man natürlich berücksichtigen, wenn es um die Aufstellung einer Ordner-Struktur und der damit verbundenen Organisation geht. Gerade wenn man schon ein System hat, sollte man hier den Ist-Zustand erfassen und auch Ziele hinsichtlich einem Soll-Zustand.

Worauf sollte man achten?

Grundsätzlich ist das A und O einer effizienten Ordnung in einem Chefbüro, dass man ein Dokument möglichst schnell wiederfinden kann. Das können Hängemappen, aber auch eine Ordnerablage leisten. Maßgeblich bei der Ablage ist aber auch die Unterteilung, gerade wenn man verschiedene Dokumente hat. Welches System sich eignet, ist von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Grundsätzlich sollte man sich zur Klärung nach dem richtigen Ordnungssystem folgende Fragen stellen:

– Was soll das Hauptmerkmal der Ordner sein?
– Was für Unterlagen sollen geordnet werden?
– Was für eine thematische Unterteilung ist notwendig?

Datenblätter, Angebote, Skizzen, Verträge – die Bandbreite der Dokumente kann vielfältig sein. Grundsätzlich sollte man beim Ordnen im Chefbüro immer darauf achten, dass das neueste Dokument immer ganz oben liegt. Auch sollte man Unterlagen nach dem Alphabet ordnen. Wobei sich auch Buchstaben, Nachnahmen oder Projektbezeichnungen anbieten. Bei den Unterteilungen muss man immer aber auch aufpassen. So sollten es nicht zu viele, aber auch nicht zu wenige sein. Beides kann nämlich die Übersichtlichkeit der Unterlagen einschränken. Dieses kann sich gerade dann, wenn man mal nach einem wichtigen Dokument sucht, negativ auf die Zeitdauer auswirken.

Farbige Ordner erleichtern Übersicht

Will man die Übersichtlichkeit erhöhen, so bietet es sich an, das man farbige Ordner einsetzt. Durch die Farbkennzeichnung, zum Beispiel rote Ordner für Rechnungen, erhöht sich die Sichtbarkeit deutlich. Wichtig ist noch bei der Führung der Ordner, man sollte sie regelmäßig führen, da sich sonst Unterlagen anhäufen können, die eine spätere Einordnung deutlich erschweren. Eine saubere Ordnung ist aber auch aus einem anderen Grund sehr wichtig. So erleichtert diese, das auch andere Mitarbeiter diese leicht verstehen können. Gerade wenn ein Mitarbeiter krank ist, kann so ein anderer Mitarbeiter aufgrund der Übersichtlichkeit einfach auf die Ordner zugreifen.