Die Umstellung auf ein papierloses Büro

Pro Kopf wird in Deutschland fast eine Viertel Tonne Papier jedes Jahr verbraucht. Durch die entsprechende Büroeinrichtung kann diese Menge reduziert werden. Direkt am Arbeitsplatz setzt das papierlose Büro als Konzept an. Bei dem Ansatz geht es um mehr als das Sparen von Papier. Durch das Modell werden Kosten gespart und Ressourcen geschont. Wichtig ist auch, dass das Arbeiten damit effizienter wird.

Was ist für das papierlose Büro zu beachten?

Beim papierlosen Büro geht es darum, dass von gedruckten Materialien zu elektronisch bearbeitbaren und speicherbaren Dokumenten gewechselt wird. Der Ansatz ist durch die fortschreitende Digitalisierung naheliegend. In Unternehmen wird das papierlose Arbeiten durch die wachsende Kommunikation immer wichtiger. Auch bei entsprechender Büroeinrichtung ist die Suche nach Informationen und Dokumenten meist zeitaufwendig und dies entfällt mit dem digitalen Arbeiten. Wird komplett zum papierlosen Büro gewechselt, dann sind hier aufwendige Arbeitsschritte notwendig. Gespeichert werden Dokumente in elektronischen Datenspeichern und auch die Übermittlung funktioniert elektronisch. Die Geschäftsdokumente werden digitalisiert und die überflüssigen Papiere können vernichtet werden. Die Systeme erweisen sich oft als komplex und oft wird eine Einarbeitung der Mitarbeiter benötigt. Das gute Durchhaltevermögen ist für die Veränderung jedenfalls vorteilhaft.

Was ist bei der Umstellung zu beachten?

Nicht jedem Mitarbeiter fällt es direkt leicht, wenn auf das Digitalisieren umgestellt wird. Gegen die Digitalisierung spricht, dass Server oft nicht erreicht werden oder es auch zu einem Stromausfall kommen kann. Zwar passiert dies selten, doch das ganze System ist in der Situation nicht nutzbar. Die Folge ist oft, dass die gesamte Arbeit nicht erledigt werden kann. Dennoch entstehen attraktive Einsparmöglichkeiten für die Unternehmen. Druckerpatronen und Drucker werden für die Büroeinrichtung weniger benötigt und auch der Verbrauch an Papier wird reduziert. Auch werden weniger Büromaterialien wie Hefter, Stifte und Ordner benötigt. Wird papierlos gearbeitet, werden weniger Räume für die Archivierung benötigt. Aufgrund weniger Arbeitsräume werden oft Mietkosten gespart oder es steht mehr Platz für Arbeitsplätze zur Verfügung.