Konferenztische ziehen um – so organisieren Sie den Büroumzug

Ein bevorstehender Büroumzug sollte unbedingt rechtzeitig organisiert werden. Die Planung sollte detailliert erfolgen, um sich zusätzlichen Stress und Verzögerungen zu ersparen. Größere Firmen beauftragen meistens professionelle Umzugsunternehmen. Einmann-Unternehmen und kleinere Betriebe dagegen entscheiden sich oftmals dazu, den Wechsel in neue Räumlichkeiten in Eigeninitiative durchzuführen und leihen sich lediglich ein geeignetes Transportfahrzeug aus.

Büroumzug rechtzeitig planen

Wann mit der Planung des bevorstehenden Standortwechsels konkret begonnen werden sollte, ist von der Größe der betreffenden Firma abhängig. Branchenexperten zufolge sollten Unternehmen mit mehr als 800 Mitarbeitern bereits 12 bis 18 Monate vor dem Umzugstermin mit der Organisation des Umzugs ihrer Konferenztische und der sonstigen Büroeinrichtung beginnen. Mittelgroße Betriebe mit einer Belegschaft von 250 bis 800 Beschäftigten benötigen dagegen nur ungefähr sechs bis zwölf Monate Planungszeit. Und für Firmen mit bis zu 250 Angestellten ist eine Vorlaufzeit von zwei bis drei Monaten ausreichend.

Der richtige Zeitpunkt

Perfekt geplant ist ein Büroumzug, wenn unmittelbar nach dem Standortwechsel der Geschäftsbetrieb wieder aufgenommen werden kann. Um Stillstandszeiten zu vermeiden, sollte der Umzugstag an einem Wochenende erfolgen. Weiterhin sollte für den Standortwechsel ein Zeitpunkt gewählt werden, in dem es erfahrungsgemäß ruhiger zugeht. Unternehmen, für welche die Adventszeit die umsatzstärkste Zeit des Geschäftsjahres ist, sollten ihren Büroumzug nicht ausgerechnet zu dieser Zeit planen.

Unternehmen, die ein Umzugsunternehmen mit dem Umzug ihrer Konferenztische, Aktenschränke, Bürostühle und sonstigen Einrichtungsstände beauftragen möchten, wird empfohlen, eine Ausschreibung der durchzuführenden Arbeiten anzufertigen, da dann die Anbieter den Umfang besser erfassen und ein umfassendes Angebot erstellen. Die verschiedenen Angebote sollten anschließend miteinander verglichen werden. Mit dem Umzug der Konferenztische und Co. sollte nicht der billigste Anbieter beauftragt werden, sondern der Dienstleister, welcher die besten Referenzen vorweisen kann.

Rechtzeitig erledigen

Strom-, Telefon- und Internetanschlüsse sind in einem Büro zwingend erforderlich und sollten daher rechtzeitig beantragt werden. Weiterhin sollte bereits im Vorfeld die neue Sitzordnung gemeinsam mit den Büroangestellten festgelegt werden.

Geschäftspartner und Kunden müssen rechtzeitig über den Standortwechsel informiert werden.