Aktenvernichter sind ein wichtiger Bestandteil der Büroeinrichtung

Ob beim Anwalt, beim Notar, beim Arzt oder beim Steuerberater – in den meisten Büros werden hochsensible Dokumente aufbewahrt, die nicht für die Augen Dritter bestimmt sind. Insbesondere seit am am 25. Mai 2018 in allen EU-Staaten die neue die neue Datenschutz-Grundverordnung DSGVO) verpflichtend in Kraft getreten ist, müssen viel strengere Regeln zum Schutz der Daten eingehalten werden. Das betrifft auch die Lagerung und Vernichtung von Akten. Damit wichtige Dokumente sicher aufbewahrt werden können, ist ein passender Tresor empfehlenswert. Zur Entsorgung der Akten ist ein Aktenvernichter als Bestandteil der Büroeinrichtung unverzichtbar. Was man beim Kauf eines solchen beachten muss, lesen Sie hier.

Verschiedene Sicherheitsstufen für unterschiedliche Dokumente

Aktenvernichter gibt es viele, doch nicht alle erfüllen die Vorgaben der DSGVO. Man unterscheidet zwischen sieben verschiedenen Sicherheitsstufen, die sich darin unterscheiden, in wie stark das Papier zerkleinert wird. Die Stufen 1-3 sind dabei nur für eher unwichtige Dokumente geeignet. Erst ab der Sicherheitsstufe 4 sind Aktenvernichter DSGVO-konform. Die Stufen 6 und 7 sind für besonders geheime Daten gedacht, wie sie z.B. beim Geheimdienst oder beim Militär anfallen.

Streifenschnitt oder Partikelschnitt – was ist besser?

Aktenvernichter mit niedriger Sicherheitsstufe schreddern das Papier in der Regel im Streifenschnitt, d.h. es wird durch eine Schneidwalze in lange, schmale Streifen mit einer Breite von ca. 2-12 mm. Diese könnten mit etwas Puzzlearbeit wieder zusammengesetzt werden und bieten daher nur geringen Schutz. Sicherer sind dagegen Aktenvernichter, die mit dem sogenannten Partikelschnitt arbeiten, bei dem die Dokumente nicht nur längs, sondern auch quer in kleine Partikel geschnitten. Nach der Größe dieser Partikel wird dann die jeweilige Sicherheitsstufe bestimmt.

Was man noch beachten muss

Neben der Sicherheit bei der Aktenvernichtung spielen aber auch andere Fragen beim Kauf eines Aktenvernichters für die Büroeinrichtung eine Rolle. Z.B. die nach der Größe des Auffangbehälters? Fallen bei Ihnen regelmäßig größere Mengen Papier an oder wird das Gerät nur selten genutzt? Je nach Bedarf gibt es Aktenschredder mit kleinem, mittlerem oder großem Auffangbehälter. Das Volumen wird dabei in Litern angegeben. Große Auffangbehälter bieten den Vorteil, dass sie nicht so häufig geleert werden müssen und sind daher besonders für das Großraumbüro und die Nutzung durch verschiedene Mitarbeiter geeignet. Zudem sollten Sie sich fragen, ob Sie lediglich Papier zu entsorgen haben oder ob auch Datenträger vernichtet werden sollen, denn das können nicht alle Geräte.