Am Empfangstresen immer aufgeräumt – Welche Ablageformen gibt es?

Im Büro sollte es immer aufgeräumt sein. Fast täglich kommt neue Post hinzu, die zunächst sortiert werden muss. Es handelt sich dabei meist um Formulare oder Rechnungen, die natürlich an die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden müssen. Am Empfangstresen jedoch wird die Post zumeist abgegeben. Sollte dort Stauraum vorhanden sein und wenn ja, in welcher Form?

Ordnung im Unternehmen

Ordnung spielt eine große Rolle und zwar überall. Ob Zuhause oder im Betrieb, man sollte nicht lange nach bestimmten Unterlagen suchen müssen. Stehsammler sind sehr praktisch und leicht zu bedienen. Dort können die Papiere sauber abgeheftet werden. Es gibt nun unverzichtbare Helfer, die jedes Büro haben sollte und dazu gehören Ablagen, Sammler und vieles andere. Im Büro muss dann jemand diese Ordnung herstellen. Natürlich ist jeder Mitarbeiter angehalten, die Ordnung zu schaffen und jeder sollte damit auch eingewiesen werden.

Der Arbeitsplatz

Wichtige Unterlagen haben immer eine gewisse Aufbewahrungsfrist. Meist beträgt diese 10 Jahre. Es sollte also ein Archiv im Büro zu finden sein. Dieses sollte nicht am Empfangstresen eingerichtet werden, weil dort zu viel Licht ist. Ein Archiv sollte in einem dunklen aber trockenen Raum eingerichtet werden. Viele Papiere sind empfindlich und müssen korrekt behandelt werden. Bevor diese abgeheftet werden können, sollte man sich im Notfall digitale Kopien davon machen. Ohnehin ist es besser, ein digitales Büro einzuführen.

Ablageformen

Es gibt zahlreiche Ablageformen, die im Büro zum Einsatz kommen. So findet sich die Loseblattablage. Dabei kann man einfach in einem entsprechenden Sammler die Papiere sammeln und dann an die Person übergeben, die Sie benötigt. Schnellhefter oder Jurismappen werden als Flachablage verwendet. Diese brauchen nicht viel Kostenaufwand und dabei wird Raum gut ausgenutzt. Ordner als Ablage gibt es in jedem Büro. Sie sind perfekt als Sammelakten für Belege und Rechnungen. Stehsammelregistraturen sind gut für Einzelakten. Wer ein Archiv einrichtet, braucht vertikale Hängeregister. Dafür braucht es aber meist auch passende Schränke. Viele Ablageformen sind kostenintensiv. Dennoch lohnt es sich über die Anschaffung nachzudenken und etwas mehr Geld zu investieren.