Frühjahrsputz im Büro – Teil 1: Ordnung schaffen

Jedes Jahr im Frühling, wenn uns die ersten Sonnenstrahlen kitzeln und die Frühblüher ihre Spitzen aus der Erde stecken, überkommt uns der Drang, Ordnung und Sauberkeit in die eigenen vier Wände zu bringen. Aber auch im Büro ist ein Frühjahrsputz oft dringend notwendig, denn neben Wollmäusen sammeln sich hier auch zumeist Unmengen an Papieren und anderen Utensilien an, über die man schon längst den Überblick verloren hat und in die man endlich mal wieder Struktur bringen sollte. In diesem Artikel möchten wir Ihnen deshalb ein paar Tipps geben, wie Sie wieder Ordnung ins Bürochaos bringen können. Der nächste soll dann über den klassischen Büroputz informieren und darüber wie man die Büromöbel Bürostühle, Schreibtische und EMpfangstresen richtig reinigt.

Ausmisten im Büro – wo anfangen?

Bevor man damit anfangen kann, die Büroeinrichtung gründlich zu säubern, ist in den meisten Fällen erst einmal das richtige Ausmisten gefragt. Denn der viele überflüssige Kram ist nicht nur hinderlich beim Putzen, er schränkt auch die Konzentration bei der Arbeit ein und lässt unsere Gedanken abschweifen. Oftmals fühlt man sich durch große Papierberge gelähmt. Deshalb ist es empfehlenswert, einen Großteil seines Schriftverkehrs in digitaler Form aufzubewahren. Für die Kommunikation, die nicht sowieso bereits digital erfolgt, heißt das, dass man die Briefe und Unterlagen, die man nicht unbedingt in Papierform benötigt, scannt und auf der Festplatte speichert. Dafür braucht man natürlich ein gutes Ordnungssystem und eine klare Dateibeschriftung, damit man alles bei Bedarf schnell wiederfindet. Außerdem sind regelmäßige Backups nötig, damit die die Daten bei einem Rechnerproblem nicht im Nirvana verschwinden.

Ist dieser Schritt vollbracht, kann man die Unterlagen daraufhin durchsehen, was vernichtet werden kann und was in Papierform benötigt wird. Dabei muss man die gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrungspflicht wichtiger Papiere wie Rechnungen und Jahresabschlüsse beachten. Dubletten und Überflüssiges können in den Aktenvernichter, alles andere sollte ordentlich abgeheftet und beschriftet werden. Was nicht unbedingt griffbereit stehen muss, kann z.B. in den Keller oder ins Archiv ausgelagert werden.

Nur nicht überfordern – lieber kleine Schritte machen

Das Chaos im Büro kann oft so demotivierend wirken, dass man mit dem Aufräumen erst gar nicht beginnt, weil man denkt, dass man es sowieso nicht schafft. Deshalb sollte man sich immer nur kleine Schritte vornehmen, die im veranschlagten Zeitraum auch zu schaffen sind. Beispielsweise kann man schubladen- oder regalweise vorgehen. Wer sich kleine, erreichbare Ziele setzt, kann sich über Teilerfolge freuen und ist beim nächsten Mal noch viel motivierter.