Ordnung muss sein – so archivieren Sie richtig

In jedem Büro fallen täglich jede Menge Dokumente an, die nach ihrer Bearbeitung archiviert werden müssen. Dazu gibt es gesetzliche Regelungen, in denen genau festgelegt ist, welche Papiere wie lange aufgehoben werden müssen. Damit die Daten bei Bedarf schnell wiedergefunden werden können, sollte man bei der Archivierung strukturiert und geordnet vorgehen und zudem auf die richtige Büroeinrichtung und praktische Regale zurückgreifen. Im Folgenden geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie Ordnung in Ihr Aktenchaos bringen können.

Akten in Papierform aufbewahren

Dokumente können sowohl in gedruckter Form als auch digital vorliegen. Beide Varianten erfordern natürlich unterschiedliche Archivierungsformen. Gemeinsam ist ihnen aber, dass sie sicher und vor unbefugten Augen geschützt aufbewahrt werden müssen, das gilt besonders, wenn sie sensible Daten enthalten. Bei Dokumenten, die in Papierform vorliegen, muss besonders auf die Ansprüche des Papiers geachtet werden. Es sollte stets trocken und vor Sonnenlicht geschützt werden, um dem Vergilben, Ausbleichen oder sogar Stock- und Schimmelflecken vorzubeugen. Denn es nützt ja nichts, die Papiere aufzubewahren, wenn man sie nach ein paar Jahren nicht mehr lesen kann. Dazu kann es nützlich sein, die Akten in speziellen Archivierungskästen unterzubringen, die sich platzsparend und übersichtlich in stabile und standfeste Regale einordnen lassen. Der Raum, in dem die Regale stehen muss zudem trocken sein.

Die Aufbewahrung digitaler Daten

Wesentlich platzsparender gestaltet sich die Aufbewahrung digitaler Daten. Hier kommen verschiedene Datenträger wie CDs, DVDs, externe Festplatten, USB-Sticks oder sogar Disketten infrage. Man sollte sich aber darüber im Klaren sein, dass auch diese physischen Datenträger nicht zu hundert Prozent vor äußeren Einflüssen geschützt sind und beispielsweise durch Stahleneinwirkung oder Feuer geschädigt oder komplett zerstört werden können. Bei besonders wichtigen Daten lohnt sich daher eine zusätzliche Sicherung in der Cloud oder wie bei den papiernen Kollegen die Aufbewahrung in speziellen, feuer- und witterungsfesten Schränken.

Ordungssysteme und Sicherheit

Das Ordnungssystem beim Aufbewahren von Dokumenten kann natürlich frei gewählt werden. Allerdings hat sich eine Sortierung nach Datum vielfach bewährt, wenn es darum geht, schnell etwas zu finden. Hilfreich ist es dabei auch, den Dokumenten eine Signatur zu geben und diese dann sowohl auf die Archivierungskiste als auch in eine digitale Archivierungsliste zu schreiben. Wird eine bestimmte Akte gesucht, kann sie anhand der Liste schnell ausfindig gemacht werden. Besonders bei der Lagerung besonders sensibler Daten ist es unerlässlich, auch auf die SIcherheit zu achten. Anstelle von Regalen können hier einbruchssichere Schränke und Tresore eingesetzt werden. Und natürlich sollten auch die Türen und Schlösser des Archivraumes den gängigen Sicherheitsstandards entsprechen.