So wichtig sind Konferenztische!
Dank technischer Errungenschaften kann man heute auch bequem mit Geschäftspartnern, die nicht vor Ort ansässig sind, Telefonkonferenzen abhalten. Eine sehr wichtige Rolle spielen dabei dennoch Konferenztische, besonders wenn von einer Firma gleich mehrere Mitarbeiter an der Telefonkonferenz teilnehmen. Der Konferenztisch dient natürlich als Unterlage für die Technik, die die Telefonkonferenz erst ermöglicht. Wichtiges Utensil ist auch im kleinen Rahmen hier der Laptop mit Webcam. Und auch bei normalen Konferenzen, bei denen sich alle Gesprächspartner persönlich gegenübersitzen, gibt es einiges zu beachten und jede Konferenz bedarf aufs Neue einer guten Vorbereitung.
Der Konferenzraum – Ausstattung und Einrichtung
In Unternehmen, in denen nicht regelmäßig Konferenzen stattfinden, wird der Konferenzraum in der Regel immer wieder neu für eine Telefonkonferenz hergerichtet. Denn meist werden diese Räume noch für andere Zwecke genutzt. Allgemein ist darauf zu achten, dass für einen Raum, in dem Konferenzen abgehalten werden Einrichtung und farbliche Gestaltung aufeinander abgestimmt sind. Denn dies kann auf den Verlauf der Verhandlungen großen Einfluss haben. Wichtig ist neben einer flimmerfreien Deckenbeleuchtung, die den ganzen Raum erhellt, wenn die Konferenz einmal länger dauern sollte, dass die Konferenztische flexibel sind. Denn nicht immer nimmt die gleiche Zahl von Personen an einer Konferenz teil. Aus diesem Grund ist ein Konferenztisch, der ausziehbar ist, die Ideallösung. Der Konferenztisch muss zudem ausreichend Platz für die Unterlagen und auch für Getränke bieten. Ein gutes Kabelmanagement ist ebenfalls sinnvoll. Das macht nicht nur optisch gesehen einen guten Eindruck, sondern behindert während der Konferenz auch nicht. Kabel für Beamer, Laptops oder sonstige technische Geräte sollten daher unsichtbar sein. Möglich ist dies durch Leisten, die am Konferenztisch angeschraubt werden können. Diese können ebenfalls individuell angebracht werden je nach Bedarf.
Technische Ausstattung
Die Konferenzteilnehmer werden in der Regel im Vorfeld aufgefordert mitzuteilen, was sie an technischer Ausstattung mitbringen oder wünschen. Entsprechend können die Vorbereitungen für die Ausstattung und die Anordnung der Konferenztische getroffen werden. Und hierzu gehören auch Drucker und Flipcharts.