Wie lassen sich Druckkosten im Büro verringern?

Oft sollen Druckkosten gespart werden und dies scheint durch die Digitalisierung sämtlicher Arbeitsbereiche nicht schwierig zu sein. Alles wird heute digitalisiert, doch für alle Fälle ist dies aus guten Gründen keine Lösung. Egal ob am Empfangstresen oder im Büro, nicht immer ist das Gedruckte durch die Digitalisierung zu ersetzen.

Was ist für die Digitalisierung zu beachten?

Umweltschützer haben aufgeatmet, als die Digitalisierung aufkam. Innerhalb der Büros wird dann nicht mehr so viel Papier verbraucht und sogar vom papierlosen Büros wurde gesprochen. Es kam allerdings etwas anders, denn heute kann nicht mehr von papierlos gesprochen werden. In Unternehmen werden noch immer mehr als fünfzig Prozent sämtlicher Prozesse auf Papierbasis abgewickelt, dies zeigte im Jahr 2017 eine Studie. Zum Teil gibt es dafür gute Gründe, denn wird etwas an dem Bildschirm gelesen, wird dies im Vergleich zu der Papierform weniger gut gemerkt. Durch die juristische Nachweispflicht müssen auch noch Dokumente im Original erhalten bleiben. Rechnungen können auch nur unter gewissen Bedingungen digital erstellt und verschickt werden. Es gibt dennoch einige Tipps, wie sich die Druckkosten gekonnt reduzierten lassen. Druckkosten können bei Druckereien oder am Kopierer gespart werden.

Wie werden die Druckkosten reduziert?

Leider wird am Empfangstresen oder im Büro noch oft etwas auf Verdacht gedruckt und im Anschluss weggeworfen. Die Druck- und Papierkosten werden damit unnötig in die Höhe getrieben und dies lässt sich durch unternehmensweite Regelungen verhindern. Wird etwas noch benötigt, wird es am besten digital archiviert und nur das Wichtigste noch gedruckt. Tägliche Datensicherungen sind möglich, damit alles zusätzlich gesichert wird. Eine Signatur kann als Hinweis dienen, dass eine Mail nur ausgedruckt werden soll, wenn dies unbedingt benötigt wird. Noch immer werden zu viele Mails und Anhänge ohne Notwendigkeit gedruckt. Auch bei den Angestellten wird das Sparen von Papier- und Druckkosten dann durch den Hinweis bei der Signatur in das Gedächtnis gerufen. Gewisse Vorlagen können in Druckereien gedruckt werden, denn dies ist deutlich sparsamer. Farbdrucke sollten nur dann genutzt werden, wenn Farbe auch wirklich benötigt wird. Der Schwarz-Weiß-Druck ist in der Regel absolut ausreichend.